Remote-Arbeit und hybride Arbeitsmodelle sind seit Covid-19 deutlich auf dem Vormarsch und IT-Leiter wurden mit dem Kauf von Kollaborationstools beauftragt, um dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter in diesen Zeiten verbunden bleiben. Die überstürzte unternehmensweite Einführung von Videokonferenzsystemen führte jedoch dazu, dass viele Unternehmen aus Zeitmangel nicht ausreichend beurteilen konnten, wie Anbieter Datensicherheit und Datenschutz handhaben, und sich somit selbst angreifbar gemacht haben.
Bei der Wahl einer Videokonferenzlösung müssen Datenschutz und Sicherheit individuell berücksichtigt werden. Um Ihr Unternehmen zukunftsfähig zu machen, sollten Sie einige wichtige Überlegungen anstellen, um zu beurteilen, wie Anbieter mit Sicherheit und Datenschutz von Besprechungen und Mitarbeiterdaten umgehen.
Jeder Videokonferenzanruf erzeugt Daten, und wenn Sie Audio-, Video- und Chatsitzungen aufzeichnen, befinden sich diese Daten in den Händen des Anbieters. Doch selbst wenn Sie Ihre Besprechungen nicht aufzeichnen, entstehen sogenannte Metadaten. Der Schutz dieser Metadaten, wie beispielsweise IP- und E-Mail-Adressen oder Unternehmensinformationen, ist von entscheidender Bedeutung. Der standardmäßige Umgang mit diesen Informationen ist durch Gesetze und Vorschriften (z. B. DSGVO, CCPA, HIPAA) geregelt. Es ist jedoch wichtig, dass Sie wissen, wie Ihr Videodienstanbieter Anrufinformationen und Metadaten handhabt. Lesen Sie die Datenschutzrichtlinie des Anbieters und machen Sie sich ein klares Bild davon, was genau mit Ihren Daten passiert. Stellen Sie sicher, dass die Daten weder verkauft noch mit Dritten geteilt werden. Der Anbieter sollte Sie außerdem darüber informieren können, wie Ihre Daten verwendet, wie lange sie aufgehoben und gemäß welchen gesetzlichen Vorgaben sie gehandhabt werden.
Führen Sie bei der Wahl einer Videokonferenzlösung eine Risikobewertung durch oder informieren Sie sich über die Standards, die der Anbieter garantiert. Führungskräfte der Unternehmens-IT müssen Datenschutz gewährleisten und dazu die Sicherheitsprotokolle kennen, die der Anbieter anwendet. Vidoekonferenzen bilden hier keine Ausnahme. Suchen Sie nach einer Lösung, die von Anfang an sicher ist. Es ist einfacher, mit strengen Sicherheitsprotokollen zu beginnen und die Einschränkungen im Laufe der Zeit zu lockern, als mit laxen Sicherheitsprotokollen zu beginnen und später zu einer sichereren Umgebung zu wechseln.
Daten müssen irgendwo gespeichert werden, und wenn Daten in Bewegung sind, müssen sie von A nach B gelangen. Achten Sie daher darauf, wo Ihre Daten gespeichert werden und wie sie von A nach B gelangen. Wenn Ihre Daten ausschließlich in ausgewählten Standorten gespeichert oder komplett intern gehostet werden sollen, berücksichtigen Sie, wie die Lösung bereitgestellt wird und welches Niveau an Kontrolle Sie über Ihre Daten bei der Speicherung und bei der Übertragung haben.
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